| BAN QUẢN TRỊ NHÀ CHUNG CƯ THE RUBYLAND —————— Số …………… | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —————— TP. Hồ Chí Minh, ngày … tháng 04 năm 2026 |
QUY CHẾ LÀM VIỆC
HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ THƯỜNG NIÊN VÀ BẦU BAN QUẢN TRỊ NĂM 2026 CHUNG CƯ THE RUBYLAND
- Căn cứ Luật Nhà ở năm 2023;
- Căn cứ Thông tư số 05/2024/TT-BXD ngày 31 tháng 07 năm 2024 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng sửa đổi, bổ sung một số điều của các Thông tư liên quan đến quản lý, sử dụng nhà chung cư;
- Căn cứ Quyết định công nhận BQT của UBND Phường Tân Thới Hòa, Quận Tân Phú, ngày 23 tháng 06 năm 2023.
Ban tổ chức Hội Nghị Nhà Chung Cư thường niên năm 2026 của Nhà Chung Cư The Rubyland kính trình Hội Nghị Nhà Chung Cư thông qua Quy chế làm việc tại Hội Nghị như sau:
ĐIỀU 1. MỤC ĐÍCH
Quy chế làm việc (“Quy Chế”) này nhằm quy định cụ thể nguyên tắc, trình tự, thủ tục và cách thức tổ chức, tiến hành Hội Nghị Nhà Chung Cư (“Hội Nghị” hoặc “HNNCC”) thường niên năm 2026 của Nhà Chung Cư The Rubyland, nhằm hướng đến các mục đích sau:
- Đảm bảo Hội nghị được tổ chức dân chủ, công khai, minh bạch và đúng quy định của pháp luật;
- Xác định rõ quyền và nghĩa vụ của các Chủ Sở Hữu (hoặc người được ủy quyền hợp pháp) khi tham dự Hội Nghị;
- Quy định hình thức, trình tự biểu quyết, phát biểu ý kiến và các hoạt động khác tại Hội Nghị;
- Làm cơ sở để bầu Ban Quản Trị nhiệm kỳ 2026 – 2029 và thông qua các nội dung quan trọng khác liên quan đến quản lý, vận hành, bảo trì Nhà Chung Cư The Rubyland năm 2026;
- Đảm bảo Hội Nghị diễn ra nghiêm túc, hiệu quả, tiết kiệm thời gian và đạt được sự đồng thuận cao của cư dân.
Quy Chế này áp dụng cho tất cả Chủ Sở Hữu đối với các Căn Hộ và phần diện tích khác (bao gồm cả căn hộ để ở và căn hộ có mục đích kinh doanh thương mại và các phần diện tích khác) trong phạm vi Nhà Chung Cư The Rubyland có quyền biểu quyết, người được ủy quyền hợp pháp bởi Chủ Sở Hữu và các thành viên tham gia tổ chức Hội Nghị, Đơn Vị Quản Lý.
ĐIỀU 2. BIỂU QUYẾT THÔNG QUA CÁC VẤN ĐỀ TẠI HỘI NGHỊ
- Nguyên tắc biểu quyết: Các vấn đề thông qua tại Hội Nghị theo quy định đều phải lấy ý kiến biểu quyết của Chủ Sở Hữu có quyền biểu quyết (hoặc người được ủy quyền hợp pháp) có mặt tại Hội nghị.
- Quyền biểu quyết: Quyền biểu quyết được tính theo đơn vị diện tích sở hữu riêng, theo đó mỗi 1m2 diện tích sở hữu riêng tương đương với 01 quyền biểu quyết. Phần diện tích lẻ không đủ 1m² sẽ không được tính thành 01 quyền biểu quyết.
- Cách thức biểu quyết: Chủ Sở Hữu hoặc người đại diện được ủy quyền của Chủ Sở Hữu thực hiện biểu quyết bằng cách giơ phiếu (hoặc bỏ phiếu kín) để đưa ra các quyết định:
- “Tán thành” với nội dung cần biểu quyết.
- “Không tán thành” với nội dung cần biểu quyết.
- “Không có ý kiến” với nội dung cần biểu quyết.
- Điều kiện thông qua: Các vấn đề biểu quyết tại Hội Nghị sẽ được thông qua khi:
- Có trên 50% tổng số phiếu có quyền biểu quyết của các đại diện Chủ Sở Hữu có mặt tại Hội Nghị biểu quyết Tán Thành.
- Trường hợp lấy ý kiến theo hình thức bỏ phiếu kín: Ứng viên Ban Quản Trị hoặc vấn đề nào có số phiếu biểu quyết Tán Thành nhiều nhất (và đạt tỷ lệ luật định) sẽ được Hội Nghị tán thành.
- Nếu có nhiều hơn một ứng viên Ban Quản Trị hoặc vấn đề cần lựa chọn hoặc xem xét và đều được Tán Thành thì sẽ ưu tiên theo thứ tự từ nhiều phiếu xuống ít phiếu.
Kết quả biểu quyết được Thư ký Hội nghị ghi nhận vào Biên bản.
- Các hình thức biểu quyết cụ thể:
| Hình thức | Các vấn đề biểu quyết |
| Giơ phiếu | Thông qua Thư ký Hội nghị, Ban kiểm phiếu, Đoàn chủ tọa. Thông qua Chương trình Hội nghị và Quy chế làm việc tại Hội nghị. Thông qua Báo cáo kết quả hoạt động của Ban Quản trị. Báo cáo tình hình quản lý vận hành chung cư năm 2025. Báo cáo tình hình phí quản lý, quỹ bảo trì, tình hình cấp sổ hồng (sổ đỏ). Đóng góp ý kiến vào công tác quản lý, vận hành, bảo trì. |
| Bỏ phiếu kín | Bầu Ban Quản trị mới nhiệm kỳ 2026 – 2029. Thông qua việc tái ký hợp đồng với đơn vị Quản lý vận hành và cập nhật giá dịch vụ mới. Thông qua cơ chế thu chi quỹ bảo trì mới và các quy chế nội bộ khác. |
ĐIỀU 3. PHÁT BIỂU TẠI HỘI NGHỊ
Các Chủ Sở Hữu (hoặc đại diện được ủy quyền) khi phát biểu cần tuân thủ:
- Việc phát biểu phải được sự đồng ý và tuân theo sự điều hành của Đoàn chủ tọa.
- Nội dung phát biểu cần đi thẳng vào vấn đề, ngắn gọn, lịch sự và phù hợp với chương trình Hội Nghị.
- Thời gian phát biểu không quá 05 phút cho mỗi lần.
- Không lặp lại các ý kiến đã được Cư Dân khác nêu ra trước đó.
ĐIỀU 4. ĐOÀN CHỦ TỌA ĐIỀU HÀNH HỘI NGHỊ
- Danh sách Đoàn chủ tọa do Ban tổ chức đề cử và được Hội Nghị biểu quyết thông qua. Thành viên Ban Quản Trị đương nhiên là thành viên của Đoàn chủ tọa.
- Trách nhiệm:
- Điều khiển Hội Nghị tuân thủ đúng chương trình và quy chế đã thông qua.
- Làm việc theo nguyên tắc tập thể, quyết định theo đa số.
- Hướng dẫn Hội Nghị thảo luận, biểu quyết và giải quyết các vấn đề phát sinh trong suốt thời gian diễn ra Hội Nghị.
ĐIỀU 5. THƯ KÝ HỘI NGHỊ
- Danh sách Thư ký do Ban tổ chức đề cử và được Hội Nghị biểu quyết thông qua.
- Trách nhiệm:
- Ghi chép trung thực, đầy đủ diễn biến, các ý kiến phát biểu và tổng hợp báo cáo.
- Ghi nhận chính xác kết quả biểu quyết.
- Dự thảo, lập Biên bản và Nghị quyết của Hội Nghị theo đúng diễn biến thực tế.
ĐIỀU 6. BAN KIỂM PHIẾU
- Danh sách Ban kiểm phiếu do Ban tổ chức hoặc Chủ Sở Hữu đề cử, được Hội Nghị biểu quyết thông qua (áp dụng khi bỏ phiếu kín).
- Trách nhiệm: Hỗ trợ Đoàn chủ tọa và Thư ký trong việc phát phiếu, thu phiếu, kiểm đếm phiếu trong thùng hoặc xác định số lượng phiếu giơ tay tán thành/không tán thành.
ĐIỀU 7. BIÊN BẢN VÀ NGHỊ QUYẾT HỘI NGHỊ
- Mọi nội dung diễn ra tại Hội nghị phải được Thư ký ghi chép đầy đủ vào Biên bản và Nghị quyết.
- Biên bản và Nghị quyết Hội Nghị phải được đọc công khai và thông qua trước khi bế mạc Hội Nghị.
ĐIỀU 8. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
- Trên đây là Quy chế làm việc của Hội Nghị Nhà Chung Cư Thường Niên năm 2026 của Chung cư The Rubyland.
- Quy Chế này có hiệu lực ngay sau khi được Hội Nghị biểu quyết thông qua.
| TM. BAN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ BAN QUẢN TRỊ …TRƯỞNG BAN |
Comments by admin